Искусство управления своим временем

Как научиться управлять своим временем таким образом, чтобы все успевать?

Вы крутитесь весь день, словно белка в колесе, хватаетесь за тысячу дел сразу и чувствуете, что ничего не успеваете, что дела выполнены наполовину, хотя вы собирались их закончить. Эти и тому подобные мысли преследуют вас, усугубляя чувство несостоятельности.

Как научиться управлять своим временем таким образом, чтобы все успевать? Прежде всего, необходимо иметь в виду один важный факт: эффективное распоряжение временем напрямую связано с вашей личной продуктивностью.

Как быть более продуктивным

С понятием производительности труда знакомы все, правда, далеко не все знают, как эти знания применить в личной жизни. А секрет состоит в следующем: в течение дня все мы испытываем пики производительности, когда любые дела спорятся, расчеты делаются на удивление быстро и нас посещают гениальные мысли по поводу претворения в жизнь давно задуманных проектов. В другое же время, напротив, ничего дельного в голову не приходит, мы несколько часов корпим над простым заданием, не в силах сосредоточиться. Кроме того, на протяжении дня бывают периоды средней продуктивности, когда мы с поставленными задачами, в общем-то, справляемся, хотя и без энтузиазма.

Итак, чтобы быть более продуктивным, то есть, за минимальный отрезок времени успеть сделать больший объем работы, следует определить свои пики суточной производительности, а также те периоды, когда вы впустую тратите драгоценное время. Для этого в течение недели или, по крайней мере, на протяжении 3-4 дней, записывайте все, что вы делаете и время, которое затрачиваете на выполнение каждого из этих дел.

Имея в руках подобные данные, вы будете планировать свой день в зависимости от личных пиков производительности. Важную работу, требующую максимальной концентрации внимания, выполняйте в часы наивысшей продуктивности, остальные дела, включая домашние, можно сделать в другое время. Такое ежедневное планирование позволит вам не только увеличить производительность, но даст вам чувство удовлетворения. Ведь задача в том и состоит, чтобы не просто начать какое-то дело или справиться с ним наполовину, а успешно закончить все запланированное на день.

Другим аспектом высокой продуктивности является самодисциплина, с помощью которой вы научитесь держать под контролем те мелкие дела и отвлечения, которые предположительно занимают не более пяти минут, но потом вы с удивлением замечаете, что потеряли половину утра. Как правило это относится к социальным сетям таким, как популярный Facebook, к «пятиминутке» на кофе, просмотру электронной почты и звонку к лучшей подруге. Чтобы узнать, сколько времени в течение недели вы тратите на эти и подобные им дела, которые попросту воруют драгоценные минуты, а то и часы, записывайте все время, потраченное на них. Возможно, результаты вас немало удивят.

Теперь, когда вы знаете пики личной продуктивности, и каких воров времени следует взять под контроль, есть еще два способа, которые помогут вам наилучшим образом использовать свое время.

  1. Сгруппируйте дела. Например, вместо того, чтобы проверять электронную почту каждый час, делайте это 2-3 раза в день. Если на протяжении недели вам нужно посетить несколько мест, спланируйте так, чтобы сделать это за один день, допустим, оплатить коммунальные услуги, зайти в банк, в школу и в парикмахерскую.
  2. Установите правило «беспрерывного времени». Этот прием прекрасно работает, поскольку позволяет справиться с максимальным количеством дел за короткий промежуток времени. Заключается он в том, что вы определяется время, скажем, с 9 до 11, когда «вас нет» ни для кого. На это время следует отключить телефон, интернет, мобильную связь и поставить в известность коллег или домочадцев. Если вам трудно выделить сразу несколько часов, начните с коротких промежутков времени, например, 10-15 минут, постепенно увеличивая отрезки времени.

Искусство управления своим временем

 

Как быть более эффективным

Для более эффективного управления временем вы, прежде всего, должны определить наиболее важные для вас дела, после чего сосредоточиться на выполнении именно их. Этот метод дает наиболее ощутимые результаты, а воплотить его в жизнь можно тремя способами.

1. Определите «Четыре квадрата». В основу этого способа положены рекомендации Стивена Кови – специалиста по управлению, – изложенные им в книге «7 навыков высокоэффективных людей». Итак, все свои дела разбейте на 4 квадрата или группы:

важные и срочные

важные, но не срочные

не важные, но срочные

неважные и не срочные.

Чаще всего мы склонны тратить время на дела первого квадрата и это понятно, ведь они не терпят отлагательства. Однако выделять время на выполнение дел, относящихся ко второму квадрату, – подход более эффективный, поскольку в этом случае мы будем действовать на упреждение, не позволяя важным делам переходить в категорию срочных.

2. Примените закон Парето, согласно которому 20% вашей работы дают 80% результатов. Задача состоит в том, чтобы определить эти 20% и сделать их в первую очередь. Один из способов заключается в том, чтобы разделить общее число всех задач на 5, и из полученного результата выбрать самое важное. Например, если вы запланировали на завтра 15 дел, то используя эту систему, только 3 будут наиболее важными (15/5=3). Именно их выполнение даст 80% результатов. Вам останется определить, какие именно 3 дела из 15, имеют наибольшую важность, и сосредоточиться на их выполнении в первую очередь.

3. Ответьте на вопросы. Когда вы загружены до предела, спросите себя: какое дело самое важное из всех, запланированных мной на сегодня? Если бы я должен был сделать только одно из них, то, какое? Определив его, приступайте к выполнению.

Теперь вы знаете, как рационально и с наилучшими результатами управлять своим временем. Остается добавить, что изложенные рекомендации, применимы, как в работе, так и в личной жизни. Успех зависит от того, насколько вы готовы идти вперед, несмотря на препятствия и непредвиденные ситуации.

Успехов!

VN:F [1.9.20_1166]
Рейтинг: +3 (из 3 оценок)
Категория материала: Бизнес и карьера, Бизнес и карьера, Бизнес и карьера, Тайм менеджмент Рубрика: 

Оставьте комментарий

Комментировать
*
© 2011-2017 Stimulas.ru — мотивация и развитие личности. Копирование разрешено только с активной ссылкой.
Мнение редакции может не совпадать с мнением авторов